De grootste gelijkenis tussen een aanbesteding en een ui? Je moet snel tot de kern komen, anders is het janken geblazen. Krijg jij prikkende ogen van tenders? Ik heb een paar schrijftips om je tranenvrij door het aanbestedingsproces heen te loodsen.
Focus op de vraag
Je schrijft je in op de aanbesteding en leest de documenten zorgvuldig door. En dan? Heb je geen flauw idee waar te beginnen? Of heb je de neiging vol overgave over je bedrijf te schrijven? Voor beide situaties geldt: focus op de vraag. Om jezelf niet te verliezen in het schrijfproces, kun je je het beste richten op de vraag vanuit de opdrachtgever. Bedrijven hebben vaak al een duidelijk beeld hoe ze de opdracht uitgevoerd willen hebben. Een aanbestedingsdocument is geen brochure, het gaat om wat je doet, hoe je het aanpakt en wat voor voordeel het oplevert. Beschrijf dit helder en bondig en laat het daarbij. Voorkom daarom jargon door specifieke benamingen uit te leggen.
Taalgebruik
Je taalgebruik is het gereedschap waarmee je de aanbestedingsui gaat snipperen. Het moet messcherp zijn om tot de kern te komen. Een tekst moet voor iedereen duidelijk zijn. Daarin hoef je je dienst niet te kort te doen, maar maak het niet onnodig complex. Houd steeds het doel voor ogen en beantwoord daarbij direct specifieke vragen vanuit de opdrachtgever.
Schrap ingewikkelde en ouderwetse woorden. In een begeleidende brief las ik eerder: ‘In aansluiting op uw aanvraag is het ons genoegen u bijgaand een Plan van Aanpak te doen toekomen ten behoeve van bovengenoemd project.’ De boodschap: ‘Met plezier presenteren wij u ons plan van aanpak.’
Persoonlijkheid
De juiste ‘tone of voice’ brengt een vleugje persoonlijkheid aan je tekst, het klontje boter waarin de ui gefruit wordt. Blijf in je schrijfstijl dichtbij jezelf. Bij een no-nonsense bouwbedrijf past een directe, energieke toon. Als jij de klus klaart met opgestroopte mouwen, laat dat dan zien in woord en beeld. Bedenk hoe je het proces zou uitleggen aan een bekende. Voeg relevante afbeeldingen toe voor een kijkje achter de schermen.
Gaat het alsnog uien? Schakel me in, dan hakken we samen de concurrentie de pan in.
